Datenschutzerklärung

Die Vital IT GmbH (nachfolgend „wir", „uns" oder „Vital IT") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website vitalitgroup.de sowie bei der Nutzung der dort angebotenen Funktionen verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO), also beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre IP-Adresse.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

Vital IT GmbH
Friedlandstraße 66
51067 Köln
Deutschland

E-Mail: info@vitalitgroup.de
Geschäftsführer: Pascal Harbers
Handelsregister: HRB 123372, Amtsgericht Köln

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben derzeit keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Eine Bestellung ist gesetzlich erst dann erforderlich, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Diese Voraussetzung liegt bei uns derzeit nicht vor.

3. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hosting-Provider):

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Die Server bzw. Rechenzentren unseres Hosting-Anbieters befinden sich ausschließlich in Deutschland. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website verarbeitet werden (insbesondere IP-Adressen, Meta- und Kommunikationsdaten sowie Inhalte von Anfragen), werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Zu den beiden Diensten, bei denen Daten die EU verlassen können (E-Mail-Versand über Google Workspace, Terminbuchung über Calendly), siehe Abschnitt 14.

Mit der Hetzner Online GmbH haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Hoster verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf unsere Weisung und unterliegt strengen vertraglichen und technischen Sicherheitsanforderungen.

Rechtsgrundlage für das Hosting ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter.

4. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dabei handelt es sich um:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei bzw. Seite
• übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
• verwendeter Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem des zugreifenden Geräts
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite, sofern übermittelt)

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschließlich der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website, der Systemsicherheit (z. B. Erkennung und Abwehr von Angriffen) sowie der technischen Administration.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website.

Die Server-Log-Dateien werden in der Regel binnen 30 Tagen gelöscht. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, sofern dies zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle oder Rechtsverletzungen erforderlich ist; in diesem Fall werden die betroffenen Daten bis zur abschließenden Klärung gesondert aufbewahrt.

5. Cookies und Speicherung im Browser

Für den Betrieb der Website selbst setzen wir keine Cookies ein. Darüber hinaus setzen wir – nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung – ein Webanalyse-Tool sowie Marketing- und Conversion-Tracking-Tools ein, die Cookies bzw. vergleichbare Technologien zu Analyse- und Marketingzwecken verwenden. Die Einwilligung erteilen Sie über unseren Cookie-Banner; je nach Ihrer Auswahl werden darüber die Statistik-Dienste (PostHog, Google Analytics 4) und die Marketing-Dienste (Google Ads, Meta Pixel) aktiviert. Details hierzu finden Sie in Abschnitt 6 (Webanalyse) und Abschnitt 7 (Marketing- und Conversion-Tracking). Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies gesetzt und die genannten Dienste nicht geladen.

Einwilligungsverwaltung (eigener Cookie-Banner): Den Cookie-Banner betreiben wir selbst; ein externer Consent-Dienst kommt nicht zum Einsatz. Beim ersten Besuch können Sie alle ablehnen, alle akzeptieren oder über die Schaltfläche „Anpassen" die Kategorien Statistik und Marketing einzeln erlauben; keine Kategorie ist vorausgewählt. Ihre Auswahl speichern wir zusammen mit der Textfassung des Banners in dem First-Party-Cookie „vit_consent" und im localStorage Ihres Browsers (Laufzeit 12 Monate), damit Sie nicht bei jedem Besuch erneut gefragt werden; ändert sich der Text des Banners, fragen wir erneut. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir außerdem auf unserem Server in Deutschland den Zeitpunkt Ihrer Entscheidung, Ihre IP-Adresse, die Browser-Kennung, die Textfassung des Banners und die gewählten Kategorien – ohne Namen, E-Mail-Adresse oder eine Verknüpfung mit Anfragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO; der Nachweis wird drei Jahre nach dem Ende der Einwilligung gelöscht. Ihre Auswahl können Sie jederzeit ändern oder widerrufen: Cookie-Einstellungen ändern (derselbe Link steht im Fußbereich jeder Seite).

Übersicht der Cookies und vergleichbaren Speicherungen:

Einzelne Funktionen legen Werte im Speicher Ihres Browsers ab (sessionStorage bzw. localStorage), damit Ihre Eingaben beim Wechsel zwischen Seiten erhalten bleiben: ob die Eingangsanimation der Startseite in dieser Sitzung bereits gezeigt wurde, Ihre Eingaben und Ergebnisse in den Rechnern und Checks dieser Website (siehe Abschnitt 12) sowie Ihre dort gegebenenfalls eingetragenen Kontaktangaben. Diese Werte verbleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns übertragen; sie enthalten keine Tracking-Informationen und dienen nicht der Analyse Ihres Nutzerverhaltens. Sitzungswerte werden beim Schließen des Browsers gelöscht; die übrigen Werte können Sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen, die genannten Funktionen beginnen dann von vorn.

Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist § 25 Abs. 2 TDDDG, da sie unbedingt erforderlich ist, um die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion bereitzustellen; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch einwandfreien Betrieb der Website).

Cookies von Drittanbietern kommen nur zum Einsatz, wenn Sie über das Consent-Banner eingewilligt haben (Abschnitte 6 und 7) oder einen Dienst ausdrücklich aktivieren. Letzteres betrifft die Terminbuchung über Calendly (siehe Abschnitt 11).

6. Webanalyse (PostHog und Google Analytics 4)

Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website und zur Verbesserung unseres Angebots setzen wir – ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Kategorie „Statistik") – die folgenden Dienste ein. Ohne Ihre Einwilligung wird keiner dieser Dienste geladen; es werden dann weder Cookies gesetzt noch Daten übertragen. Rechtsgrundlage für das Setzen der hierfür erforderlichen Cookies bzw. den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung ist jeweils § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

6.1 PostHog

Wir verwenden das Analyse-Werkzeug PostHog des Anbieters PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Wir nutzen PostHog in der Variante „PostHog Cloud EU": Die Daten werden ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert und verarbeitet.

Im Rahmen der Analyse werden folgende pseudonymisierte Nutzungsdaten verarbeitet:

• eine pseudonyme Besucherkennung (Zufallswert, gespeichert im Cookie bzw. localStorage „ph_…_posthog")
• aufgerufene Seiten, Verweildauer und Herkunftsseite (Referrer)
• Klicks, Scrolltiefe und Mausbewegungen (auch als sogenannte Heatmaps, d. h. Darstellung, welche Bereiche einer Seite wie oft angeklickt oder angesehen werden)
• Geräte- und Browserinformationen (Browsertyp, Betriebssystem, Bildschirmgröße) sowie Fehlermeldungen des Browsers beim Laden unserer Seiten
• ungefährer Standort (Land/Region) auf Basis der IP-Adresse; die vollständige IP-Adresse wird von PostHog nicht gespeichert
• Ereignisse auf der Website, etwa welche Frage des Potenzial-Rechners mit welcher Antwort beantwortet wurde, ob das Ergebnis angezeigt oder der Report angefordert wurde und ob die Terminbuchung geöffnet wurde – jeweils ohne Ihre Kontaktangaben

Session-Aufzeichnung (Session Replay): Mit Ihrer Einwilligung zeichnet PostHog den Ablauf Ihres Besuchs auf – Mausbewegungen, Klicks, Scrollen und die dabei angezeigten Seiteninhalte –, damit wir Bedienprobleme erkennen und die Website verbessern können. Alle Eingaben in Formularfelder, insbesondere Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, werden dabei bereits in Ihrem Browser maskiert und nicht aufgezeichnet oder übertragen.

Cookies: PostHog speichert die Besucherkennung und den Sitzungsstatus im Cookie bzw. localStorage „ph_…_posthog" mit einer Laufzeit von 12 Monaten.

Zweck der Verarbeitung ist die statistische Auswertung des Nutzerverhaltens, das Erkennen von Bedienproblemen und die Verbesserung unseres Angebots. Die Daten werden nicht dazu verwendet, Sie persönlich zu identifizieren; ein Nutzerprofil mit Ihrem Namen wird nicht angelegt.

Speicherdauer: Session-Aufzeichnungen werden nach 30 Tagen, die übrigen Ereignisdaten nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

Auftragsverarbeitung: Mit PostHog, Inc. haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Drittlandtransfer: Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt in der EU. Ein Zugriff durch die PostHog, Inc. in den USA (z. B. im Rahmen des Supports) kann nicht ausgeschlossen werden; PostHog, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln (siehe auch Abschnitt 14).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Website erneut aufrufen (Link in Abschnitt 5 oder im Fußbereich jeder Seite) und die Kategorie „Statistik" abwählen.

6.2 Google Analytics 4

Wir verwenden das Webanalyse-Tool Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern.

Google Analytics 4 wird ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung aktiviert. Die Einwilligung erteilen Sie über unseren Cookie-Banner, der Ihnen beim ersten Besuch unserer Website angezeigt wird (Kategorie „Statistik"). Ohne Ihre Einwilligung wird der Google-Tag nicht geladen; es werden dann weder Cookies gesetzt noch Daten an Google übertragen.

Rechtsgrundlage für das Setzen der hierfür erforderlichen Cookies bzw. den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung ist § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Im Rahmen der Webanalyse werden folgende pseudonymisierte Nutzungsdaten verarbeitet:

• gekürzte IP-Adresse (die IP-Anonymisierung ist bei Google Analytics 4 standardmäßig aktiv; es werden keine vollständigen IP-Adressen gespeichert)
• aufgerufene Seiten
• Verweildauer auf den einzelnen Seiten
• ungefährer Standort (Region/Stadt-Ebene, auf Basis der gekürzten IP-Adresse)
• Geräte- und Browserinformationen (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Bildschirmauflösung)
• Interaktionen und Ereignisse auf der Website (z. B. Klicks, Scrolltiefe, Downloads) sowie abgeschlossene Aktionen wie das Anfordern des Reports im Potenzial-Rechner und das Öffnen der Terminbuchung – jeweils ohne die dabei eingegebenen Inhalte

Cookies: Google Analytics 4 setzt insbesondere das Cookie „_ga" mit einer Laufzeit von 2 Jahren, das der Unterscheidung von Besuchern dient, sowie „_ga_*"-Cookies, die den Sitzungsstatus speichern.

Zweck der Verarbeitung ist die statistische Auswertung des Nutzerverhaltens zur Verbesserung und bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots. Die Daten werden nicht dazu verwendet, Sie persönlich zu identifizieren, und nicht mit anderen Daten über Sie zusammengeführt.

Speicherdauer: Die Analysedaten werden für 14 Monate gespeichert (Standard-Aufbewahrungsdauer) und anschließend automatisch gelöscht.

Auftragsverarbeitung: Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Drittlandtransfer: Im Rahmen von Google Analytics können Daten an die Google LLC in den USA übertragen werden. Die Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht; ergänzend hat Google EU-Standardvertragsklauseln zugesichert (siehe auch Abschnitt 14).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Website erneut aufrufen (Link in Abschnitt 5) und Ihre Auswahl anpassen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7. Marketing- und Conversion-Tracking

Auf unserer Website setzen wir – ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung über unseren Cookie-Banner (Kategorie „Marketing") – folgende Marketing- und Conversion-Tracking-Tools ein:

• Google Ads Conversion-Tracking der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
• Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

Rechtsgrundlage für das Setzen der hierfür erforderlichen Cookies bzw. den Zugriff auf Informationen in Ihrer Endeinrichtung ist § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Ohne Ihre Einwilligung werden diese Tools nicht geladen.

Zwecke der Verarbeitung sind:

• Conversion-Messung: Messung der Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen (z. B. ob Sie nach dem Klick auf eine Anzeige eine bestimmte Handlung auf unserer Website vornehmen – etwa das Anfordern des Reports im Potenzial-Rechner oder das Öffnen bzw. Buchen eines Termins)
• Reichweitenanalyse: statistische Auswertung der Nutzung unserer Website
• Bildung von Zielgruppen für Werbung (Remarketing/Retargeting): Ausspielung interessenbezogener Werbung im Google-Werbenetzwerk sowie auf Facebook und Instagram

Verarbeitete Daten: Es werden insbesondere pseudonyme Kennungen (z. B. Cookie-IDs), die von Ihnen aufgerufenen Seiten und Ihre Interaktionen auf unserer Website, Geräte- und Browserinformationen sowie Ihre gekürzte IP-Adresse verarbeitet. Die Inhalte Ihrer Formulareingaben werden dabei nicht übermittelt. Die Daten werden an Google bzw. Meta übermittelt und dort mit Ihrem Nutzerkonto verknüpft, sofern Sie bei der jeweiligen Plattform eingeloggt sind.

Cookies: Google Ads setzt insbesondere die Cookies „_gcl_au" und „_gcl_aw" (Laufzeit 3 Monate), der Meta Pixel das Cookie „_fbp" (Laufzeit 3 Monate).

Drittlandtransfer: Im Rahmen des Einsatzes dieser Tools kann eine Übermittlung von Daten an die Google LLC bzw. die Meta Platforms Inc. in den USA erfolgen. Beide Unternehmen sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht; ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (siehe auch Abschnitt 14).

Widerruf und Widerspruch: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen auf unserer Website erneut aufrufen (Link in Abschnitt 5) und Ihre Auswahl anpassen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Darüber hinaus können Sie der interessenbezogenen Werbung direkt bei den Plattformen widersprechen, indem Sie die Werbe-Einstellungen in Ihrem jeweiligen Nutzerkonto (Google bzw. Facebook/Instagram) anpassen.

8. Schriftarten

Zur einheitlichen Darstellung verwendet diese Website Schriftarten (Space Grotesk, Inter, JetBrains Mono), die lokal auf unserem Server gespeichert sind. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern findet beim Aufruf der Seite nicht statt.

9. Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Unternehmensprofile in den folgenden sozialen Netzwerken:

• Facebook und Instagram, Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland
• LinkedIn, Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland

Zweck und Rechtsgrundlage: Über unsere Unternehmensprofile kommunizieren wir mit Interessenten und Kunden und informieren über unsere Leistungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit und der Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Websitebesuchern.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Mit Meta bzw. LinkedIn besteht für die Erhebung und Verarbeitung von Insights-/Statistikdaten unserer Seiten eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO. Sie können Ihre Betroffenenrechte (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch) sowohl gegenüber uns als auch gegenüber den jeweiligen Plattformen geltend machen; wir leiten entsprechende Anfragen erforderlichenfalls an die jeweilige Plattform weiter.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Plattformen finden Sie in deren Datenschutzerklärungen:

• Meta (Facebook/Instagram): https://www.facebook.com/privacy/policy/
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Hinweis: Beim Besuch unserer Profile bzw. der Plattformen verarbeiten Meta und LinkedIn personenbezogene Daten in eigener Verantwortung (u. a. durch Cookies, Tracking und Reichweitenanalysen). Dabei kann es auch zu einer Übermittlung von Daten in die USA kommen, die auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Framework erfolgt. Auf diese Verarbeitungen haben wir keinen Einfluss und können keine Auskunft über deren Umfang geben; maßgeblich sind die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

10. E-Mail-Anfragen, WhatsApp und Termin-Anfragen

10.1 E-Mail-Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (etwa über den Link „info@vitalitgroup.de" im Fußbereich oder als Antwort auf eine unserer E-Mails), verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie den Inhalt Ihrer Nachricht und ggf. Ihre Terminwünsche). Der E-Mail-Verkehr läuft über den E-Mail-Dienst Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Google verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitte 13 und 14).

10.2 Termin-Anfragen („Termin buchen")

Die Schaltflächen „Termin buchen" führen zu unserer Terminseite mit der Terminbuchung über Calendly (Abschnitt 11). Ein Kontaktformular bieten wir auf dieser Website nicht an.

10.3 WhatsApp

Sofern auf der Website ein WhatsApp-Knopf angeboten wird, öffnet dieser erst nach Ihrem Klick einen Chat mit unserer WhatsApp-Business-Nummer; vorher wird keine Verbindung zu WhatsApp hergestellt. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Für die Nutzung von WhatsApp gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp; dabei kann eine Übermittlung von Daten (z. B. Ihrer Telefonnummer, Ihres Profilnamens und des Nachrichteninhalts) an die Meta Platforms Inc. in den USA erfolgen, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Wir verarbeiten die über WhatsApp erhaltenen Nachrichten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und übertragen keine Adressbuchdaten an WhatsApp.

10.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur Anbahnung und ggf. Durchführung eines Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie eingewilligt haben (etwa im Potenzial-Rechner, Abschnitt 12); diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, und
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Pflege der Geschäftskommunikation überwiegt.

10.5 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anfragen, bis diese abschließend bearbeitet sind. Anschließend löschen wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Für geschäftliche Korrespondenz gelten insbesondere die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 257 HGB mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.

11. Terminbuchung über Calendly

Auf dieser Website können Sie über Calendly ein Erstgespräch mit uns buchen. Anbieter ist die Calendly, LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA (nachfolgend „Calendly").

Calendly wird erst geladen, wenn Sie auf „Termin wählen" klicken; vorher stellt die Seite keine Verbindung zu Calendly her. Mit dem Klick willigen Sie ein, dass der Kalender von Calendly in Ihrem Browser geladen wird. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Daten Ihres Browsers an Calendly übertragen, und Calendly setzt Cookies innerhalb des eingebetteten Kalenders. Für die Buchung geben Sie Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere Angaben ein; diese Daten werden bei Calendly gespeichert und an uns übermittelt, damit wir den Termin durchführen können. Nach der Buchung leitet die Seite auf unsere eigene Bestätigungsseite weiter; den Link zum Gespräch erhalten Sie mit der Buchungsbestätigung.

Das Laden von Calendly erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar; für die Zukunft genügt es, die Seite neu zu laden und Calendly nicht erneut zu aktivieren. Die Verarbeitung Ihrer Buchungsdaten zur Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Calendly hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt; zudem ist Calendly nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (siehe Abschnitt 14). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Calendly: https://calendly.com/privacy

Die bei uns eingehenden Buchungsdaten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Speicherung entfällt oder Sie uns zur Löschung auffordern; zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Auf die Speicherdauer bei Calendly haben wir keinen Einfluss.

12. Rechner auf der Startseite und Potenzial-Rechner

Auf unserer Website bieten wir zwei Werkzeuge an, mit denen Sie überschlägig ermitteln können, welches Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen besteht: den Rechner auf der Startseite und den Potenzial-Rechner auf einer eigenen Unterseite.

Der Rechner auf der Startseite führt die Berechnung vollständig lokal in Ihrem Browser durch. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden nicht an uns oder Dritte übertragen und nicht auf unseren Servern gespeichert; sie verbleiben für die Dauer Ihrer Sitzung im Speicher Ihres Browsers (siehe Abschnitt 5).

Auch der Potenzial-Rechner (sieben Fragen) läuft zunächst vollständig in Ihrem Browser. Ihre Antworten werden erst dann an uns übermittelt, wenn Sie am Ende Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse (optional den Firmennamen) eintragen, über die Checkbox einwilligen und den Report anfordern. Übermittelt und auf einem Server in Deutschland gespeichert werden dann Ihre Kontaktangaben, Ihre Antworten samt dem daraus errechneten Ergebnis sowie IP-Adresse und Browser-Kennung (Abwehr von Missbrauch, Abschnitt 3).

Anschließend senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst wenn Sie diesen Link anklicken, senden wir Ihnen den Report als PDF-Anhang per E-Mail zu; den Zeitpunkt des Klicks und die dabei verwendete IP-Adresse speichern wir als Nachweis Ihrer Einwilligung. Der Link ist sieben Tage gültig. Klicken Sie ihn nicht an, erhalten Sie keinen Report und keine weiteren E-Mails. Über den Eingang Ihrer Anfrage werden wir außerdem intern per E-Mail benachrichtigt; diese Benachrichtigung enthält Ihre Angaben und Ihr Ergebnis. Der Versand beider E-Mails erfolgt über den E-Mail-Dienst Google Workspace (siehe Abschnitte 13 und 14).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, etwa per E-Mail an die in Abschnitt 1 genannte Adresse; die Speicherung von IP-Adresse und Browser-Kennung beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Speicherdauer gilt Abschnitt 10.5 entsprechend.

13. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Im Rahmen der oben beschriebenen Verarbeitungen können personenbezogene Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Hosting-Provider und Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO), bei der die Website und die darüber verarbeiteten Daten auf Servern in Deutschland gespeichert werden
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (E-Mail-Dienst Google Workspace, Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO), über den wir die Benachrichtigungen über Ihre Anfragen empfangen und Ihre E-Mail-Anfragen beantworten; außerdem – nur mit Ihrer Einwilligung – Google Analytics 4 und Google Ads Conversion-Tracking (siehe Abschnitte 6 und 7)
• Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Meta Pixel, siehe Abschnitt 7) – nur mit Ihrer Einwilligung
• PostHog, Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA (Webanalyse und Session-Aufzeichnung, Verarbeitung auf Servern in der EU, Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 6.1) – nur mit Ihrer Einwilligung
• Calendly, LLC, Buford, GA, USA (Terminbuchung, siehe Abschnitt 11) – nur, wenn Sie die Terminbuchung ausdrücklich aktivieren

Eine darüber hinausgehende Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind hierzu gesetzlich verpflichtet (z. B. gegenüber Strafverfolgungs- oder Steuerbehörden, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

14. Drittlandtransfer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (Staaten außerhalb der EU/des EWR) findet grundsätzlich nicht statt. Sämtliche Server, auf denen diese Website und die darüber eingehenden Anfragen verarbeitet werden, befinden sich in Deutschland (Hosting bei der Hetzner Online GmbH, siehe Abschnitt 3).

Ausnahmen: In den folgenden Fällen können Daten in die USA übertragen werden:

• Terminbuchung über Calendly (siehe Abschnitt 11): nur, wenn Sie die Terminbuchung ausdrücklich aktivieren; Übertragung an die Calendly, LLC, USA
• E-Mail-Versand über Google Workspace (siehe Abschnitt 10.1): eine Übertragung an die Google LLC, USA, kann nicht ausgeschlossen werden
• PostHog (siehe Abschnitt 6.1): Verarbeitung in der EU; ein Zugriff der PostHog, Inc., USA, kann nicht ausgeschlossen werden – nur mit Ihrer Einwilligung
• Google Analytics 4 (siehe Abschnitt 6.2): nur mit Ihrer Einwilligung; Übertragung an die Google LLC, USA
• Google Ads Conversion-Tracking und Meta Pixel (siehe Abschnitt 7): nur mit Ihrer Einwilligung; Übertragung an die Google LLC bzw. die Meta Platforms Inc., USA

Diese Übermittlungen stützen sich jeweils auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem die genannten US-Unternehmen zertifiziert sind, sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln. Die Liste der zertifizierten Unternehmen finden Sie unter https://www.dataprivacyframework.gov/list

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige gesetzlich anerkannte Gründe der Löschung entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln oder diese einem anderen Verantwortlichen übertragen.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einlegen (siehe hierzu auch Abschnitt 16).
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an uns, z. B. per E-Mail an info@vitalitgroup.de oder postalisch an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: www.ldi.nrw.de

16. Hinweis zu berechtigtem Interesse und Widerspruch (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Wahrung unserer berechtigten Interessen stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, z. B. bei Server-Log-Dateien, der Speicherung im Browser und der Bearbeitung von Anfragen), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet auf unserer Website nicht statt.

18. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Website verwendet eine verschlüsselte Übertragung per SSL/TLS (erkennbar an „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers). Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

19. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Datenverarbeitung auf unserer Website ändert oder dies aus rechtlichen Gründen erforderlich wird. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dieser Website abrufbare Fassung.